こんにちは。アラ還Senior主婦のようこです。 スケジュール管理はアナログ派で、何十年も手帳を使用しています。
私は、曜日時間不定期なアルバイトと、フリーの仕事を掛け持ちしているので、スケジュール管理はとても重要です。私が手帳を選ぶ際に、絶対に欠かせないのは次の３つの点です。
- マンスリータイプ
- マンスリーのほかに、日ごとに書き込めるページがあること（ファミリー手帳）
- 月曜開始
仕事、家計、株取引のスケジュールなど、月単位の管理なので、マンスリータイプを使用していますが、 自分のタスク(ToDo) なども手帳で管理していますので、マンスリーのページだけでは足りません。
それで、この十年くらいは、いわゆるファミリー手帳(家族のスケジュールも書き込めるタイプ)を使っています。
また、私の生活上では土日をセットで考えるほうが便利なので、月曜開始という点も譲れないポイントです。
上記の条件を満たしたなかから、 大きさやデザインが好みのものを選びます。さらにメモやペンを挟みやすければベストです。1年間、毎日何度も開くものなので、使いやすく、また楽しい気持ちで毎日を過ごすために、またスケジュールの確認や記入漏れなどのミスをしないために、慎重に選びます。
今回購入したのは、こちらの商品です。
では、私のスケジュール管理の方法をご紹介したいと思います。
マンスリーページ
仕事の予定、人との約束、病院の予約、スポーツクラブのレッスンなど、日時が決まった予定は、すべてマンスリーのページに書きます。各日のマスには、上から時間順にスケジュールを記入します。予定が追加になったり変更になったときに消して書き直せるよう、記入は鉛筆か、消せるボールペンで行っています。
ファミリーページ
ファミリーページの構成は、縦に日付、横に項目名が記入できる表の形、見開き2ページが半月（１～16日または17～31日）分になっています。
ファミリーページの横の項目には、私は左から順に、自分のタスク(ToDo)、テレビ番組や推し関連(これ大事!!)、家族の予定を書いていきます。
ここで、タスク(ToDo) をスケジュール帳で管理する場合、どの日付欄に記入するかという問題があるかと思います。
私は、タスク(ToDo) についても実施日を予定し、実施予定の日付欄に、そのタスクの開始可能日と締切日も一緒に記入します。スケジュールとの兼ね合いを見ながら、開始可能日からできるだけ早い日を実施日に設定します。実施に複数日数が必要なものは矢印↓を使ったり、何か所かに記入したりです。予定の日にできなくなった、できなかった場合は、必ず新たな実施予定日を決めて記入しなおします。
スケジュール管理のポイント
上述した内容も含め、以下に私のスケジュール管理のポイントをご紹介します。
スケジュールとタスクは分けて捉えるが、一元管理する
上述したように、私はスケジュールとタスクを1冊の手帳で管理していますが、スケジュールとタスクをきちんと分けて捉えることで、時間を有効につかうことができると思います。
たとえば、コンサートのチケット取りをするような場合でも、先着順の場合にはスケジュールですし、抽選申込の場合はタスクと捉えます。
旅行の予定の場合なども、その期間中にスケジュールとタスクが存在するかと思います。
スケジュールもタスクも、どちらもやらなければならないという点では同じです。タスクを忘れてしまう方、先延ばしにしてしまう癖のある方、人との約束ばかり優先になってしまう方…などいらっしゃると思いますが、管理方法をぜひ参考にしていただければと思います。
原則、手帳を持ち歩かない
私用で出かける場合には、原則手帳は持ち歩きません。これには次のふたつの意味があります。
- 手帳紛失のリスクを避ける
- スケジュールを出先で即決しない
紛失に関しては実際に無くしてしまうリスクに加え、大事な手帳を持ち歩くにあたって、鞄の整理の手間や、気持ちの負担を減らすという意味もあります。
時間の使い方は、仕事やその他の用事を効率的にこなすためにとても重要なので、スケジュールはできるだけ自宅で落ち着いて考えて決めることにしています。「いったん保留してスケジュール確認する」という対応をすることで、相手に好印象を与えることができる場合もありますし、その場では断わりにくいことを後から断ることもしやすくなります。
手帳を携行していない間に生じたスケジューリングが必要な事項やタスクなどは、スマホにメモして忘れないようにします。
手帳を携行する場合
- スケジュール調整をすることがわかっている場合
- 仕事の場合
仕事の予定も、基本的にはメールなどで相談するようにしているのですが、仕事の場で即決することにメリットがある場合もあるので、仕事の場合は手帳を携行します。人とスケジュール調整する予定がある場合も同様です。
さらには、もっと緊急で、突然の電話で約束をしなければならないケースもあります。スケジュールとタスクは常に把握しておき、新たな予定を入れることが可能な日時はピックアップしておくようにしています。習慣的にそのようなことをするためにも、ぱっとページ全体を見渡せるアナログ手帳が私は使いやすいです。
スケジュールやタスクをちゃんと把握する、優先順位をつける、自分の生活全体に無理がないスケジューリングをすることで、心身ともに健康に、時間を有効に使った充実した生活を送ることができると思います！
ない内容であればコメントも歓迎です。記事に関するご質問も、お気軽にどうぞ！
